Fikk du med deg webinaret om "Dokumentasjonsforvaltning i krisetid"?

16. juni snakket Simen Pedersen, avdelingsleder informasjonsforvaltning i Sarpsborg kommune, og Martin Bould fra Experis Ciber om "Dokumentasjonsforvaltning i krisetid".

Webinaret kan du se her:
https://www.youtube.com/watch?v=YA3NmTOjNFQ

 

Powerpointen kan du laste ned her:
https://drive.google.com/file/d/1nPsdHwwWap11iuBUX_W1U7Go6ABdCR0_/view

 

Her oppsummerer Unn Gøril Langseth og Solveig Aas sine hovedinntrykk fra webinaret. 

 

Hva er situasjonen?


Den ekstraordinære koronasituasjonen legger et stort press på kommunene. En krise av denne typen gjør at hele kommunen blir snudd på hodet. Det etableres krisestaber og kriseteam, nye økonomiske fullmakter delegeres, beslutninger tas raskere og dokumentasjon lagres både her og der. Vi kommer til å merke etterdønningene lenge. Og krav om dokumentasjon av grunnlag for beslutninger vil komme. Dette stiller store krav til arkivtjenesten i kommunen.

 

Dere må kunne dokumentere i ettertid


Det fattes nå massevis av viktige beslutninger under en svært stor grad av usikkerhet. Behov for ettertidig vurdering og etterpåklokskap vil slå inn. Var det riktige beslutninger? Hvorfor handlet man som man gjorde? Når slike ekstraordinære hendelser skjer oppstår det strenge(re) krav til dokumentasjon, det finnes nesten ikke grenser for hvilken dokumentasjon som bør tas vare på.

Det som er helt sikkert er at evalueringer og undersøkelser vil komme. Og virksomheten kommer til å bli utsatt for ettertidig politisert kritikk, enten den er rettferdig eller urettferdig. Om dokumentasjon mangler vil dere bli kritisert for det.

Det er derfor nødvendig med en samtidig og god oversikt over hva som er gjort. Dette er en krevende (ekstra)jobb, men jobben blir mye mer krevende i ettertid, særlig hvis det mangler spor.
En av de største utfordringene er å få samlet dokumentasjonen, den ligger over alt og satt på spissen er det ingen som har oversikt.

 

Hva må dere ta vare på?


Det vil bli stilt spørsmål rundt beslutninger og prioritering i etterkant.
Alle beslutninger skal tas vare på, alt som påvirker beslutninger skal tas vare på. Still gjerne spørsmålet "Hva er underlaget for beslutningen?" Er du i det hele tatt i tvil - ta vare på det.

For å sikre at alt blir dokumentert er det helt greit å la folk jobbe i de verktøyene som fungerer for dem, selv om det medfører dobbeltlagring og at noen må ta jobben med å overføre til arkivsystemet.

Bevaringsvurderingen må kanskje tas i ettertid. I denne situasjonen er riksarkivarens bestemmelser en start, men absolutt ikke nok.

Trenger dere hjemmelsgrunnlag for å bevare dokumentasjonen?
Kommuner og fylkeskommuner har mulighet til å bruke merbevaringsbestemmelsene i riksarkivarforskriften. Samtidig vil det sannsynligvis være mulig å finne gode grunnlag for å bevare mer enn det man normalt gjør av hensyn til gjennomføring av kontroll- og revisjonsvirksomhet og ivaretakelse av interessene til publikum og andre.

 

Hva må dere gjøre nå?


Ta utgangspunkt i det dere har:
Har dere rutiner og løsninger for ad hoc-utvalg, prosjekter eller andre midlertidige strukturer – bruk dem. Mangler dere retningslinjer fra før, så er det på tide å få det nå.

Kartlegg ny organisasjon og sammenlign med slik det var før beslutningen om nedstenging 12. mars:
Hvilke nye fullmakter er delegert, hvem har beslutningsmyndighet?
Hvilke krisestaber har dere?
Økonomisystemet inneholder sannsynligvis masse informasjon dere kan utlede fullmakter og organisasjon av.

 

Beskriv den nye organisasjonen:
Begynn med det midlertidige organisasjonskartet. Hvor ligger fullmakter og beslutningsmyndighet, og hvordan ble de flyttet? Knytt opp prosjekter og få inn hva som må tas vare på. Fyll på med informasjon etter hvert som dere får vite mer.

Få tak i all dokumentasjon:
Vi kan anta at alle spor er lagret, men at det akkurat nå ikke er kontroll. Vi må derfor få tak i dokumentasjonen før den forsvinner. Kartlegg hvor de forskjellige enhetene har lagret informasjon.
Kjør merbevaringsvedtak på regnskapsdokumentasjonen fra 2020. Økonomisystemet dokumenterer hvilke utgifter som er ekstraordinære og hvem som har fullmakter. Dette gir viktig informasjon om hva som ble gjort. Men dokumentasjon av beslutningene og underlaget for beslutningene må også tas vare på.

 

Organiser dokumentasjonen:
Tenk gjerne på dette som et prosjekt - lag et prosjektarkiv.
Klassifikasjon forutsetter oversikt over et domene, og akkurat nå har vi ikke oversikt.
Fokuser på å fange dokumentasjonen, ikke lag for kompleks arkivstruktur. I dette tilfelle bør vi kunne se bort fra det administrative proveniensprinsippet – bevar dokumentasjonen på den måten som den faktisk ble skapt.
Har flere kommuner eller virksomheter samarbeidet om noe, så må det også reflektere måten dokumentasjon blir bevart
Den nye organisasjonsstrukturen utgjør (den midlertidige?) arkivnøkkelen.
Bruk kronologi, det gir mye informasjon om en sak og hvordan den henger sammen.

Plasser ansvar:
Utydelig ansvarfordeling kan føre til at ting ikke blir dokumentert og tatt vare på. Pek ut en ansvarlig i hver organisasjonsenhet. Leder kan gjerne ha det overordnede ansvaret, men det bør være en annen som har det operative ansvaret for å samle og ta vare på alle beslutningene.

Hjelp organisasjonen å gjøre det riktig:
Still til disposisjon arkivressurser og verktøy. Utarbeid en enkel veileder, ta utgangspunkt i policydokument eller rutiner dere allerede har. Støtt lederne, gjør det enkelt for ledere å videreformidle til sine ansatte. Og ikke minst benytt anledningen til å minne om, eller til og med forsterke krav til dokumentasjon som bevis.

 

Evaluer og lær:
Hva har dere lært av krisen?
Hvordan kan dere stå bittelitt bedre rustet ved neste utfordring?